AniCura bestaat uit vooraanstaande dierenziekenhuizen en klinieken gespecialiseerd in huisdieren. Het bedrijf is ontstaan door het bundelen van middelen om betere dierenzorg te creëren en werd opgericht in 2011 als de eerste vereniging van dierenziekenhuizen in de Noordse landen. Het bedrijf biedt een breed scala aan medische en chirurgische diensten.

AniCura heeft 350 dierenklinieken en ziekenhuizen in Europa die veiligheid bieden voor huisdiereigenaren door beschikbaarheid en patiëntveiligheid. De 7.500 toegewijde werknemers van het bedrijf zorgen voor 3 miljoen patiënten per jaar.

De uitdaging

AniCura is een indrukwekkende groep verspreid over 45 verschillende locaties - van Sundsvall in het noorden tot Malmö in het zuiden. In 2017 hebben ze een IT-project uitgevoerd waarvan het doel onder andere was dat de recepties effectiever konden samenwerken.
"Onze visie is om elkaar te kunnen helpen tussen de regio's. Als we specialisten beschikbaar hebben in de ene regio maar niet in de andere, zouden we gemakkelijk naar iemand daar moeten kunnen doorverwijzen", zegt Ulf Ståhl, IT-manager bij AniCura.

Fotograaf : Jonatan Fernström

Verschillende PBX-oplossingen in elke regio

AniCura had feitelijk verschillende PBX-oplossingen in elke regio. Tijdens het project vroegen ze zowel grote als kleine klinieken om een eisen specificatie te produceren.
"Ons doel was dat iedereen onder één oplossing zou samenkomen. Dit vergemakkelijkt de samenwerking tussen de klinieken en is kosteneffectiever", zegt Ulf."

Vergelijking van veel telefoonaanbieders

Voordat ze hun grootschalige plan konden lanceren, heeft AniCura een geavanceerde evaluatie uitgevoerd van verschillende telefoonaanbieders. Ze hadden enkele eisen: Zijn er integratiemogelijkheden met andere systemen? Hoe is de interface? Is de app intuïtief en gebruiksvriendelijk?
AniCura hechtte ook veel belang aan de betrokkenheid van de leverancier tijdens het proces - waren ze beschikbaar? En wat was de benadering en strategie van de leverancier als het ging om de implementatie en training in het systeem?
"Het was een belangrijk criterium om ondersteuning te krijgen tijdens de overgang", zegt Ulf.

Het essentiële voor Ulf was dat de levering zo soepel mogelijk zou verlopen.
"Het creëert een gevoel van veiligheid voor de medewerkers. De telefoon moet werken wanneer bezorgde huisdiereigenaren ons bellen. De eerste indruk is cruciaal".

Grote besparingen door over te stappen op cloud PBX

Na de leveranciersevaluatie van AniCura viel de keuze op een aanbieder die opviel.

"We hebben drie typische gevallen ontwikkeld, zowel kleine als grote klinieken, en onderzochten hoeveel ze belden en dergelijke. We keken naar de kosten van het upgraden van de oude oplossingen met nieuwe apparatuur en cloudservices. Maar uiteindelijk kozen we voor Telavox, die het beste was qua prijs. We zagen de mogelijkheid om veel te besparen door over te stappen naar de cloud, en Telavox's oplossing bood de meeste waar voor ons geld", zegt Ulf.

Fotograaf : Jonatan Fernström

De oplossing

Ulf is zeer tevreden over het werkproces van oude uitwisselingssystemen naar op cloud gebaseerde diensten.

"Aanpassingen zijn altijd moeilijk voor mensen, zelfs als het oude systeem niet perfect is, weet je nog steeds hoe het werkt. We hebben veel hulp en ondersteuning gekregen van Telavox. Ze hebben onze medewerkers getraind in het systeem en als iemand een oefensessie wilde, waren er nooit problemen", zegt Ulf.

Proactieve en toegewijde leverancier

Ulf zegt dat het project enorm zou zijn geweest als Telavox niet zulke proactieve en toegewijde Customer Success Managers en verkopers had gehad, die ervoor zorgden dat iedereen kreeg wat ze nodig hadden - mobiele telefoons of zelfs softphones? Welke technische oplossingen zijn geschikt voor elke kliniek? Hoe ziet het wifi-netwerk eruit?

"We hebben veel tijd bespaard doordat ik geen drijvende kracht hoefde te zijn in de projecten. Telavox heeft daarvoor gezorgd. We hebben ons in plaats daarvan kunnen concentreren op strategie en klanttevredenheid. Alle 45 klinieken moesten worden gecontacteerd en aan boord gebracht. We hoefden alleen onze projectmanager, Morgan Arnhed, te vertellen dat het nu tijd was voor Södertälje. Dan belde hij het hoofd van de kliniek, stelde de juiste vragen en rapporteerde terug aan ons", zegt Ulf.

Resultaat

Sinds AniCura is overgestapt op Telavox, zegt Ulf dat ze aanzienlijke bedragen aan geld en tijd hebben bespaard.
"Ik schat dat we onze telefoonkosten met ongeveer 30 procent hebben verlaagd", zegt Ulf.

Er zijn geen tussenpersonen

Ulf waardeert dat Telavox alles zelf ontwikkelt en daarom flexibeler kan zijn naar klanten toe.

"Het is fantastisch dat we een dialoog kunnen hebben met de uitvoerder zelf zonder tussenpersonen. Toen ik Telavox bezocht, kon ik direct praten met de ontwikkelingsafdeling. De mogelijkheid van integratie is belangrijk voor ons. Bijvoorbeeld, om te kunnen integreren met onze journaalsystemen met de Telavox-app. Momenteel hebben we geen speciaal gebouwde integraties, maar ik weet dat het mogelijk is", zegt Ulf.

Hun Customer Success Manager geeft je ook tips over hoe je aan de behoeften van klanten kunt voldoen.

"Ik heb dit besproken met onze projectmanager, Morgan. Hoe kunnen we de statistiekhulpmiddelen gebruiken om de personeelsbezetting te plannen? Zijn er veel gesprekken tijdens een lang weekend? Hoelang duren de gesprekken? We gebruiken al deze gegevens zodat we het juiste aantal medewerkers ter plaatse hebben die aan de behoeften van onze klanten kunnen voldoen", zegt Ulf.

Geld en tijd bespaard

Ulf kan Telavox van harte aanbevelen aan andere bedrijven.

"We zijn zeer tevreden. We hebben een op maat gemaakte oplossing gekregen volgens onze eisen. Toen we leveranciers vergeleken, was Telavox een veel kleinere investering. Niet alleen in dollars en centen, maar ook in tijd en moeite. De innovatiekracht is indrukwekkend en er is een open interface met veel potentieel. Bovendien is Telavox toegewijd aan onze onderneming en wil het dat we zoveel mogelijk geld besparen door flexibele overeenkomsten en meer."